Od začátku roku 2017 je v platnosti nová vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí, která se týká cestovních náhrad. Upravuje základní sazby náhrad za použití motorových vozidel a za stravné. Vyhláška také stanovila průměrnou cenu pohonných hmot právě pro poskytování cestovních náhrad. Druhá nově vydaná vyhláška naopak upravuje výši základních sazeb pro vyplácení zahraničního stravného. Právě těmto změnám a celé problematice vyplácení cestovních náhrad se věnoval RNDr. Ivan Brychta ve webináři Cestovní náhrady 2017.
V průběhu celého roku zaměstnavatelé i jejich zaměstnanci vyráží na cesty související s jejich prací. A ať už se jedná o cestu do vedlejšího města na školení nebo důležitou schůzku s obchodním partnerem v zahraničí, je vždy spojená s určitým množstvím potřebných výdajů. Právě výdaje spojené s pracovními cestami je nutné v zájmu podnikatelů a společníků firem i jejich zaměstnanců ošetřit po stránce právní, daňové a účetní – o to se stará zákon č. 262/2006 Sb. (zákoník práce).
Právě výdaje spojené s pracovními cestami, jsou nejčastějším důvodem pro poskytnutí cestovních náhrad zaměstnanci. Pracovní cestu rozumíme cestu mimo pravidelné pracoviště nebo místo výkonu práce, během které dochází zejména k vyplácení náhrad spojených se stravným, ubytováním a jízdným. Mezi cestovní náhrady ale také považujeme výdaje spojené s výkonem práce v zahraničí, přeložením či přijetím do zaměstnání. Všechna nařízení spojená s náhradami cestovních výdajů jsou vymezena § 151 až § 189 zákoníku práce.
V dalších částech zákoníku práce jsou pak i ustanovení pracující s ochranou práv zaměstnanců. Zaměstnanec například nemůže v žádném případě zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu náhradu výdajů spojených s pracovní cestou. Ovšem v situaci, kdy zaměstnanec nedodá vyúčtování pracovní cesty a zaměstnavatel tudíž neví, kolik má vyplatit (i když má onu povinnost), žádnou náhradu poskytnout nemůže. Po uplynutí tří let pak nastane promlčecí doba. „V případě sporu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je pak v momentě, kdy není možné právní jednání vynaložit jednoznačně, rozhodnuto ve prospěch zaměstnance, podle § 18 zákoníku práce,“ pokračuje dále RNDr. Ivan Brychta v příkladu ochrany práv zaměstnanců.
Od roku 2015 mohou zaměstnavatelé poskytovat cestovní náhrady za výdaje v podobě paušálů. Jejich výpočet je sice komplikovaný, ale z dlouhodobého hlediska výhodný. Paušály mohou mít podobu vnitřního předpisu nebo individuálního písemného určení a vychází z výše cestovních náhrad a z očekávaných výdajů jednotlivce nebo skupiny. Rozhodnutí o přechodu k paušálním cestovním náhradám, ani jejich výše nezáleží na vzájemné dohodě. Pouze na rozhodnutí zaměstnavatele. Zaměstnanec má tak právo jen na nahlédnutí do dokladů, na jejichž základě byla paušální částka určena.
Státní versus ostatní zaměstnanci a cestovní náhrady
V praxi je při práci s cestovními náhradami nutné rozlišit mezi vyplácením náhrad státním zaměstnancům a zaměstnancům v nestátní sféře (právnické osoby a fyzické osoby podnikající; ostatní zaměstnanci). Výše náhrad se v těchto dvou sektorech liší a každoročně dochází k jejich úpravám. Je ovšem důležité si uvědomit, že pokud by zaměstnanec nestátního sektoru dostal větší objem cestovních náhrad, než jaký je horní strop u státních zaměstnanců, musel by určitou část dodanit.
Stravné při tuzemských pracovních cestách:
| ČASOVÉ ROZMEZÍ | STÁTNÍ ZAMĚSTNANCI | OSTATNÍ ZAMĚSTNANCI | ||
| 2016 | 2017 | 2016 | 2017 | |
| 5 až 12 hodin | 70 až 83 Kč | 72 až 86 Kč | ≥ 70 Kč | ≥ 72 Kč |
| 12 až 18 hodin | 106 až 127 Kč | 109 až 132 Kč | ≥ 106 Kč | ≥ 109 Kč |
| nad 18 hodin | 166 až 198 Kč | 171 až 205 Kč | ≥ 166 Kč | ≥ 171 Kč |
| méně než 5 hodin, nemůže-li se stravovat obvyklým způsobem | od 0 Kč až do limitu určeného pro cestu od 5 do 12 hodin | nelimitováno | ||
Stravné u zahraničních pracovních cest:
| URČENÍ SAZBY | STÁTNÍ ZAMĚSTNANCI | OSTATNÍ ZAMĚSTNANCI |
| běžný zaměstnanec | základní sazba dle vyhlášky* | nejméně 75 % základní sazby |
| člen posádky plavidla vnitrozemské plavby | základní sazba dle vyhlášky* | nejméně 50 % základní sazby |
| vedoucí OSS**, jejich zástupci a statutární orgány a jejich zástupci | základní sazba dle vyhlášky*, zvýšená až o 15 %, nezakazuje-li to zvláštní předpis |
*Jedná se o vyhlášku č. 366/2016 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2017, nahradila vyhlášku č. 309/2015 Sb. pro rok 2016.
** organizační složka státu
Výše základních sazeb pro zahraniční stravné v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny se pro jednotlivé státy liší. Odpovídá reálné výši cen za jídlo a nealkoholické nápoje ve stravovacích zařízeních. Státní zaměstnavatelé nemají možnost tuto základní sazbu nijak snížit – na rozdíl od ostatních zaměstnavatelů, jak ukazuje tabulka.
Výše sazby k určitému dni během zahraniční cesty:
| DÉLKA ZAHRANIČNÍ CESTY | APLIKUJE SE |
| déle než 18 hodin mimo ČR | nekrácená sazba |
| 12 hodin až 18 hodin vč. mimo ČR | 2/3 sazba |
| 5 hodin až 12 hodin vč. mimo ČR | 1/3 sazba |
| od 1 do 5 hodin vč. mimo ČR | 1/3 sazba |
| méně než 1 hodina | bez nároku |
Stejně jako u tuzemských pracovních cest, i u těch zahraničních je poměr doby strávené na zahraniční pracovní cestě a sazba za stravné přímo úměrná. Zaměstnanec tak dostane část ze základní sazby schválené pro stát, v němž se v rámci jednoho dne zdržoval nejdéle.
V téměř čtyřhodinovém webináři Cestovní náhrady 2017 lektor RNDr. Ivan Brychta představil také další podmínky pro stanovení cestovních náhrad ve vazbě na daňová a účetní pravidla. Celý výklad o pravidlech spojených s cestovními náhradami také doplnil klasickými i ne příliš typickými příklady z praxe.
A jak se v roce 2017 změnily sazby za náhrady jízdních výdajů? Jaká pravidla jsou aktuální při použití hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy či taxislužby ve spojitosti s cestovními náhradami? I tato témata byla obsahem webináře.
Cestovní náklady u podnikatelů
Během webináře také RNDr. Ivan Brychta několikrát upozornil na problematiku cestovních náhrad OSVČ. Podnikatelé totiž nemají nárok na klasické cestovní náhrady na základě zákoníku práce. Alternativou cestovních náhrad pro OSVČ jsou cestovní náklady spojené s předmětem jejich podnikání mimo pravidelné pracoviště. O takovéto náklady si podnikatelé mohou snížit základ daně.
Při zahraniční pracovní cestě si podnikatelé mohou uplatnit v daňových výdajích stravné a to do maximální výše stravného u státních zaměstnanců. Pokud ale na zahraniční cestě stráví méně jak 18 hodin, bude tato základní sazba zkrácena stejným způsobem jako u státních zaměstnanců nebo ostatních zaměstnanců. V případě tuzemských pracovních cest může OSVČ taktéž uplatnit pouze stravné a to u cest trvajících déle než 12 hodin. Náhradu za auto i za pohonné hmoty by mohl podnikatel uplatnit pouze v tom případě, že dané vozidlo není v majetku pro podnikání.
Každý, kdo se zabývá zpracováním cestovních příkazů a vyplácením cestovních náhrad nebo rozhoduje o vyslání pracovníků na služební cestu, by se měl orientovat v aktuální metodice. Webinář s RNDr. Ivanem Brychtou je vhodný jak pro úplné začátečníky (pro komplexnost rozboru), tak pro účastníky s delší praxí (řešení komplikovanějších situací, odpovědi na dotazy). Navíc díky záznamu si ho můžete pustit přesně v tu dobu, kdy vám to vyhovuje. Je pro vás stále dostupný zde.