Elektronizace nemocenského pojištění přináší zásadní změny, které mají potenciál zjednodušit život zaměstnancům, zaměstnavatelům i lékařům. Od 1. ledna 2025 se totiž elektronizace týká všech dávek spadajících pod tento systém.
Co nás čeká s elektronizací nemocenského pojištění?
Základem této reformy je zavedení povinného elektronického systému pro všechny subjekty, s výjimkou samotných pojištěnců. Ať už se jedná o lékaře, školy nebo zaměstnavatele, každý z nich má jasně stanovené povinnosti, jak postupovat při hlášení a správě nemocenských dávek. Základním nástrojem je tzv. E-neschopenka, která se stala hlavním komunikačním prostředkem při hlášení pracovní neschopnosti nebo dalších zdravotních stavů ovlivňujících pracovní výkon.
Elektronizace nemocenského pojištění zahrnuje i další tiskopisy, jako je potvrzení o potřebě ošetřování nebo předpokládaný termín porodu. Zásadní novinkou je přidělení jedinečného identifikátoru tiskopisu, který bude klíčovým prvkem pro párování všech dokumentů souvisejících s konkrétním případem.
Co je identifikátor tiskopisu?
Identifikátor tiskopisu je unikátní kód, který je automaticky přidělen každému dokumentu vystavenému v rámci nemocenského pojištění. Tento kód umožní efektivní párování všech dat v rámci jednoho případu – například pracovní neschopnosti, potřeby ošetřování nebo dlouhodobé péče.
Jedná se o 18místný alfanumerický kód, který obsahuje informace o typu dávky a dalších klíčových údajích. Tento identifikátor je automaticky generován systémem správy sociálního zabezpečení a přiřazen k dokumentu ihned po jeho vystavení lékařem nebo jinou odpovědnou institucí.
Proč je identifikátor důležitý?
- Spárování dokumentů: Díky tomuto kódu bude možné propojit všechny související dokumenty – například rozhodnutí lékaře, žádosti zaměstnance a potvrzení od zaměstnavatele.
- Eliminace chyb: Identifikátor minimalizuje riziko ztráty nebo nesprávného přiřazení dokumentů v systému.
- Jednodušší přístup k údajům: Zaměstnavatelé a zaměstnanci si budou moci snadno ověřit, zda byly všechny potřebné dokumenty řádně zpracovány.
Zavedení elektronizace nemocenského pojištění není samozřejmě jediná změna v tzv. technické novele zákona o nemocenském pojištění. Celou řadu dalších novinek najdete ve školení Nemocenské pojištění a pojistné na sociální zabezpečení v roce 2025.
Jaké dopady bude mít elektronizace nemocenského pojištění na zaměstnavatele?
Zaměstnavatelé budou i nadále odpovědní za přijímání žádostí zaměstnanců o dávky nemocenského pojištění. A to o:
Nemocenské (poskytuje se při dočasné pracovní neschopnosti nebo karanténě)
- Nově bude celý proces, od vystavení potvrzení lékařem až po žádost o dávku, probíhat elektronicky prostřednictvím systému správy sociálního zabezpečení.
Ošetřovné (týká se péče o nemocného člena rodiny nebo zdravé dítě mladší 10 let, pokud bylo školské zařízení uzavřeno)
- Lékaři i školy budou tato potvrzení vystavovat v elektronické podobě a zasílat správě sociálního zabezpečení.
Dlouhodobé ošetřovné (poskytuje se při péči o osobu s vážným zdravotním stavem vyžadujícím dlouhodobou péči)
- Elektronický systém zajistí efektivní předávání potvrzení od lékařů a žádostí zaměstnanců o tuto dávku.
Peněžitá pomoc v mateřství (pro těhotné ženy nebo matky na mateřské dovolené a osoby pečujícím o dítě, například při převzetí dítěte do péče nahrazující péči rodičů)
- Nově se budou všechny potvrzení (např. o předpokládaném termínu porodu) vystavovat elektronicky, čímž se zrychlí zpracování žádostí.
Otcovská (nárok na otcovskou dovolenou zůstává spojen s obdobím péče o dítě po jeho narození)
- I u této dávky se zavádí elektronický způsob podávání žádostí, což usnadní proces pro zaměstnance i zaměstnavatele.
Vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství (poskytuje se těhotným ženám nebo matkám, které byly převedeny na jinou práci z důvodu ochrany jejich zdraví nebo zdraví dítěte)
- Přestože lékařské potvrzení o nutnosti převedení zůstává v papírové podobě, další komunikace mezi zaměstnavatelem a správou sociálního zabezpečení bude plně elektronická.
Přijímání a zpracování žádostí zaměstnanců o nemocenské dávky
Zaměstnanci mohou žádosti podávat elektronicky (např. e-mailem, datovou zprávou) nebo písemně, přičemž forma musí být prokazatelná (nelze ústně). Zaměstnavatel může určit konkrétní způsob podávání žádostí (například prostřednictvím HR oddělení či konkrétního formuláře).
Oznámení zaměstnavatele o žádosti o dávku a ukládání dokumentů
Novinkou je povinnost zaměstnavatele vystavit tzv. Oznámení zaměstnavatele o žádosti zaměstnance o dávku, které nahrazuje původní postup s přímým předáním tiskopisů správy sociálního zabezpečení.
V tomto oznámení zaměstnavatel: 1. Potvrdí žádost zaměstnance. — 2. Přidá potřebné údaje (např. mzdu, počet odpracovaných hodin apod.) pro výpočet dávky. — 3.Uvede identifikátor tiskopisu, pokud je pro dávku relevantní (např. při ošetřovném).
Zaměstnavatelé jsou povinni ukládat originální dokumenty (např. žádosti, potvrzení od lékaře či jiné podklady od zaměstnanců) v elektronické nebo papírové podobě. Veškeré dokumenty také musí být přístupné pro případné kontroly. Nejsou ovšem povinni uchovávat dokumenty zaslané správě sociálního zabezpečení prostřednictvím elektronického systému.
Elektronická komunikace se správou sociálního zabezpečení
V rámci elektronizace jsou zaměstnavatelé povinni komunikovat se správou sociálního zabezpečení prostřednictvím datových schránek nebo jiných elektronických nástrojů. To zahrnuje:
- předávání oznámení o žádostech o dávky,
- zasílání údajů potřebných pro výpočet dávek.
- případné doplnění podkladů na základě požadavků správy.
Pokud zaměstnanec žádá o dávku, která vyžaduje lékařské potvrzení (např. ošetřovné nebo dlouhodobé ošetřovné), zaměstnavatel musí ověřit pomocí identifikátoru tiskopisu, který obdržel od zaměstnance, údaje na portálu České správy sociálního zabezpečení nebo ve vlastním mzdovém softwaru.
Nově bude výplata dávek standardně probíhat stejným způsobem jako výplata mzdy zaměstnance. Zaměstnavatel proto musí informovat správu sociálního zabezpečení o způsobu výplaty mzdy (např. bankovní převod nebo složenka). A tento způsob výplaty správně uvést v podkladech pro správu. Pokud zaměstnanec bude následně žádat o změnu způsobu výplaty dávky, obrací se přímo na správu sociálního zabezpečení, nikoli na zaměstnavatele.
I když zavedení elektronizace znamená určité změny a přizpůsobení, přináší také několik výhod:
- Snížení administrativní zátěže díky automatizaci a digitalizaci procesů.
- Rychlejší vyřízení žádostí, což přispěje ke spokojenosti zaměstnanců.
- Lepší přehled o žádostech prostřednictvím portálu sociální správy a digitálních nástrojů.
A jaké povinnosti z nové elektronizace plynou pro OSVČ?
Elektronizace dávek nemocenského pojištění od 1. 1. 2025 se dotkne i osob samostatně výdělečně činných. Přestože jsou procesy pro OSVČ jednodušší než pro zaměstnavatele, přináší elektronizace několik klíčových změn a povinností.
OSVČ budou nově povinny podávat žádosti o dávky nemocenského pojištění elektronicky prostřednictvím datové schránky, ePortálu České správy sociálního zabezpečení nebo jiného schváleného elektronického nástroje. Tím se eliminuje potřeba zasílání papírových dokumentů na příslušnou správu sociálního zabezpečení. K žádosti bude přidělen identifikátor tiskopisu, který propojí všechny potřebné dokumenty v systému sociálního zabezpečení. OSVČ tento identifikátor obdrží elektronicky (e-mailem nebo datovou schránkou).
Pokud lékař rozhodne o dočasné pracovní neschopnosti OSVČ nebo o potřebě péče (např. při ošetřování dítěte), vystaví potvrzení elektronicky a odešle ho přímo správě sociálního zabezpečení. OSVČ následně obdrží jedinečný identifikátor tiskopisu, který použije při podání žádosti o dávku.
Elektronizace přináší OSVČ několik výhod:
- Není nutné fyzicky doručovat dokumenty na úřady, vše probíhá online.
- Elektronický systém umožňuje rychlé zpracování žádostí a vyplacení dávek.
- OSVČ má přístup ke všem svým žádostem a dokumentům na ePortálu České správy sociálního zabezpečení.
Od ledna je tedy každý případ (např. nemocenské nebo ošetřovné) propojen jedinečným identifikátorem tiskopisu, což zaručí, že nebude docházet k duplicitám nebo ztrátě dokumentů a OSVČ může kdykoli ověřit stav své žádosti prostřednictvím online portálu.
Jak tyto změny dopadnou na pojištěnce?
Pro zaměstnance znamená elektronizace nemocenského pojištění nejen zjednodušení procesu, ale také větší komfort. Nemocní zaměstnanci už nebudou muset nosit papírové dokumenty mezi lékařem, zaměstnavatelem a správou sociálního zabezpečení. Veškeré informace budou dostupné online a identifikátor tiskopisu jim umožní kdykoli ověřit stav svého případu.
Závěrem lze říci, že elektronizace nemocenského pojištění je velkým krokem směrem k moderní digitální správě. Identifikátor tiskopisu, e-neschopenka a další digitální nástroje přispějí k přehlednosti, rychlosti a pohodlí všech zúčastněných stran. Snížení administrativní zátěže a plná digitalizace jsou cestou, jak státní správu přizpůsobit potřebám 21. století.