Již při zasílání životopisů a motivačních dopisů dochází ke zpracování osobních údajů. Jestli si nejste úplně jistí tím, v jaké míře nebo jaké osobní údaje můžete zpracovávat, či jak o jejich zpracování uchazeče informovat, zkuste se podívat do našeho článku. Informace v něm pochází z online kurzu GDPR ve mzdové a personální činnosti, který vedl lektor Zdeněk Křížek.
O tom, v jaké míře může zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje při výběrovém řízení pojednává třeba Zákoník práce ( § 30 odst. 2, § 316).
Nejdůležitější pravidlo, které musíte mít na paměti je toto: V souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru může potenciální zaměstnavatel zpracovávat pouze ty osobní údaje, které bezprostředně souvisejí s nabízenou pracovní pozicí.
Není tedy potřeba souhlas ke zpracování životopisu nebo motivačního dopisu, protože zde funguje oprávněný zájem. Při komunikaci s uchazečem o zaměstnání ho ovšem musíte informovat o tom, že ve vztahu k dané pracovní pozici jeho osobní údaje zpracováváte a nebudou použity třetí stranou. A on vám musí tuto informaci schválit. Nakládat s osobními údaji ale můžete pouze po předem danou dobu, která by se do té informace směrem k uchazeči o zaměstnání měla také promítnout.
Podívejte se na VZOR Prohlášení uchazeče o zaměstnání – ochrana osobních údajů
při zaslání životopisu ve výběrovém řízení
Prohlášení uchazeče o zaměstnání musí obsahovat tyto informace:
- totožnost a kontaktní údaje zaměstnavatele, event. kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů,
- účel zpracování (osobní údaje jsou zpracovány pouze z pohledu volné pracovní pozice),
- kategorie dotčených údajů,
- dobu, po kterou budou osobní údaje zpracovány a způsob jejich likvidace,
- seznámení uchazeče s jeho právy.
Po ukončení výběrového řízení, které nebylo pro uchazeče úspěšné, ho musíte informovat o tom, že jeho osobní údaje stornujete. Pokud byste chtěli osobní údaje archivovat, třeba za účelem dalšího výběrového řízení v budoucnu, musíte mít jako zaměstnavatel písemný svobodný souhlas uchazeče se zpracováním jeho osobních údajů do evidence uchazečů.
Otázky, které vás ve vztahu k GDPR uchazeče o zaměstnání často trápí…
Jaké osobní údaje mohu požadovat od uchazeče o zaměstnání a nastávajícího zaměstnance?
Velmi často se v běžné praxi dělají chyby v tom, jaké údaje požadovat od uchazeče o zaměstnání a nastávajícího zaměstnance. Mějte na paměti, že byste neměli po uchazeči o zaměstnání požadovat nadměrné osobní údaje, pro které prozatím nemáte důvod. Jedná se o osobní údaje typu rodné číslo, invalidita, zdravotní pojišťovna a další podobné. Naopak od fyzické osoby, která se stane vaším zaměstnancem tyto údaje požadovat můžete.
Od uchazeče o zaměstnání můžete požadovat osobní údaje související s nabízenou pozicí. A těmi mohou být: kvalifikace, odbornost, kontaktní údaje.
Co dělat, když fyzická osoba zašle životopis a není vypsané výběrové řízení?
Tento případ je velmi častý. Uchazeč o zaměstnání sám zašle životopis (možná i motivační dopis), aniž by zaměstnavatel vypsal nějaké výběrové řízení na danou pracovní pozici nebo funkci. V tomto případě by se jednalo o nevyžádaný životopis a zaměstnavatel má právo takovýto životopis skartovat, nebo vymazat. Pokud by si životopis chtěl zaměstnavatel ponechat, jedná se o nahodilé zpracování osobních údajů.
Jaké údaje určitě nepožadovat?
Věříme, že údaje, které s prací nesouvisí znáte, ale neuškodí si jejich výčet zopakovat: těhotenství, rodinné a majetkové poměry, sexuální orientace, původ, členství v odborech, politických stranách nebo hnutích, příslušnost k církvi či náboženské společnosti, trestněprávní bezúhonnost.