Jaké jsou aktuální zákonné archivační lhůty účetních dokladů a daňových záznamů? Pokud jste účetní a daňový poradci seznamte se s přehledem legislativních požadavků, doporučených postupů i častých chyb během archivace dokladů, kterým je vhodné se vyhnout.
Archivační lhůty pro účetní a daňové doklady
Pro účetní a daňové poradce představuje archivace dokladů jednu z klíčových povinností, která je nejen vázána na zákonné požadavky, ale také na praktické možnosti dlouhodobého uchování informací v časem se měnícím technologickém prostředí. Archivační lhůty účetních dokladů a archivace daňových dokladů jsou definovány několika zákony, především zákonem o účetnictví, zákonem o DPH, daňovým řádem a zákonem o archivnictví a spisové službě.
Daňové doklady
Obecně platí, že daňové doklady je nutné uchovávat po dobu 5 let z hlediska možné doměřitelnosti daně. Nicméně v případě DPH je stanovena 10letá lhůta. V případě podezření na daňové trestné činy může být tato lhůta prolomena, a proto se v praxi často doporučuje uchovávání po dobu 15 let.
Účetní doklady
Z hlediska zákona o účetnictví platí pro různé typy dokumentů různě dlouhé lhůty:
- 5 let pro běžné účetní doklady a záznamy,
- 10 let pro účetní závěrky, výroční zprávy a účetní knihy.
Mzdové listy a důchodové pojištění
Zcela výjimečně dlouhá archivační lhůta je stanovena pro dokumenty důchodového pojištění, kde je to až 45 let. Sem patří například mzdové listy a ELDP (evidenční listy důchodového pojištění).
Technické a praktické aspekty archivace dokladů
Uchovávání účetních záznamů během 10 až 45 let klade vysoké nároky na stabilitu formátů a technologií. Jak papírová, tak digitální forma jsou vystaveny degradaci: papír žloutne, termotisk bledne a digitální formáty mohou být zastaralé nebo nečitelné.
Při archivaci je proto nutné zajistit:
- Čitelnost – dokument musí být po celou dobu uchován čitelný lidským okem.
- Neměnný obsah – nesmí dojít ke změně obsahu dokumentu.
- Věrohodnost původu – musí být prokazatelné, kdo dokument vystavil.
Jak na digitální archivaci dokladů?
Formát PDF/A
Pro digitální archivaci dokladů je nejvhodnější formát PDF/A, který je navržen pro dlouhodobé uchovávání dokumentů a garantuje jejich čitelnost i po mnoha letech.
Elektronický podpis a pečeť
Zabezpečení dokumentu elektronickým podpisem nebo pečetí slouží k prokázání původu a neměnného obsahu. Pokud je dokument elektronicky podepsán kvalifikovaným certifikátem, lze zpětně ověřit jeho platnost a původce.
Auditní stopa
Při digitalizaci daňového dokladu je nutné uchovávat nejen samotný dokument, ale také doplňkové podklady tvořící tzv. auditní stopu: smlouvy, e-maily, objednávky, vážní lístky, bankovní výpisy apod.
Při výběru systému pro digitální archivaci je tedy nutné dbát na podporu formátu PDF/A, práci s datovými zprávami ve formátu ZFO, možnost uložení obálky datové zprávy a kompatibilitu s elektronickými podpisy a časovými razítky.
Rizika digitální archivace
Digitální archivace s sebou přináší řadu výhod, ale také významná rizika. Mezi hlavní patří:
- Technologická zastaralost – formáty a softwary používané dnes mohou být za 10 nebo 20 let nekompatibilní.
- Ztráta integrity dat – při neodborné digitalizaci může dojít ke změně nebo poškození dokumentů.
- Bezpečnostní hrozby – nechráněné dokumenty mohou být vystaveny riziku kybernetických útoků či ztráty důvěrnosti.
Je proto klíčové využívat certifikované archivační systémy a pravidelně aktualizovat technologie a formáty.
Potřebujete s vaší účetní a daňovou agendou pružně přejít do digitálního věku? Podívejte se na naše školení Jak zvládnout digitalizaci daní a účetnictví ⬇️ Kromě legislativy a judikatury zde najdete i stěžejní systémy státní správy s ukázkami funkcionality a možností. Odborné zaměření přináší řadu tipů a postřehů z reálné praxe.
Technické zabezpečení archivace dokladů
Kromě správného výběru formátu (např. PDF/A) a certifikátů je nutné věnovat pozornost i zálohování dokumentů, kdy je nutné myslet na pravidelné zálohy na více fyzických místech. V potaz je nutné vzít i přístupová práva – kdo má k archivovaným dokumentům přístup a jak jsou změny logovány. A zapomenout nesmíte na kompatibilita se zákonem. Systém musí být schopen vyhovět požadavkům na zpřístupnění dokumentů v přiměřené lhůtě.
Dopady neplnění archivačních povinností
Pokud účetní jednotka nesplní zákonné povinnosti archivace, hrozí jí:
- Sankce podle zákona o účetnictví nebo daňového řádu – mohou být ukládány pokuty za porušení vedení účetnictví, nevedení účetních záznamů či jejich zničení před uplynutím zákonem stanovené lhůty.
- Daňové doměrky – pokud účetní jednotka není schopna doložit správnost a oprávněnost nákladů nebo odpočtů DPH, může správce daně přistoupit k jejich doměření, což má přímý dopad na daňovou povinnost i cash-flow firmy.
- Ztráta důkazního materiálu – nedodržení archivačních povinností může znamenat absenci důležitých dokumentů v případě soudního nebo správního řízení. To se týká nejen daňových kontrol, ale i pracovněprávních sporů, sporů s dodavateli či zákazníky nebo sporů o pojistná plnění.
- Zpochybnění důvěryhodnosti – při absenci auditní stopy a dokumentace může být účetní jednotka považována za nedůvěryhodnou, což ovlivňuje nejen daňové řízení, ale i vztahy s obchodními partnery, auditory a investory.
- Neoprávněné zkrácení lhůty – některé organizace nesprávně zkracují zákonem stanovené lhůty (např. z 10 na 5 let), čímž se vystavují riziku porušení povinností, i když jejich záměr byl zefektivnit vnitřní správu dokumentace.
Důsledky mohou být závažné nejen z hlediska sankcí, ale i reputace organizace. Proto je dodržování archivačních povinností základním kamenem odpovědného účetního a daňového řízení.
Praktická doporučení při archivaci dokladů
- Vytvořte interní směrnici pro archivaci – stanovte odpovědnosti, lhůty a formáty.
- Používejte digitální podpisy a časová razítka – zvyšují důkazní hodnotu dokumentů.
- Provádějte pravidelné kontroly archivů – testujte čitelnost a úplnost dokumentace.
- Investujte do specializovaného software – který splňuje zákonné požadavky a umožňuje správu přístupových práv i auditní stopu.
Dodržování zákonných povinností archivace účetních a daňových dokladů není jen otázkou právní jistoty, ale také nástrojem pro efektivní správu a ochranu firemní dokumentace v dlouhodobém horizontu.