Každý zaměstnavatel by měl být dobře obeznámen s povinnostmi při nakládání s osobními údaji svých zaměstnanců. A stejnou měrou by se měl orientovat i v případě předsmluvních povinností, které vznikají zapojením eventuálního zaměstnance do výběrového řízení. Z citlivých osobních údajů se po zavedení GDPR stal tak trochu strašák, který nedá spát zejména drobnějším zaměstnavatelům. A právě z toho důvodu se výkladu povinností spojených s osobními údaji při výběrovém řízení mimo jiná témata věnoval na školení Stávám se zaměstnavatelem také Zdeněk Křížek.
Již při přijetí životopisu a případně i motivačního dopisu je nutné uchazeče informovat o tom, že jako potencionální zaměstnavatel jsem obdržel jeho osobní údaje a po určitou dobu – většinou po dobu daného výběrového řízení – je budu zpracovávat. Od uchazeče není nutné mít přímo souhlas se zpracováním osobních údajů, důležité je pouze to informování. V zákoníku práce (§ 30, druhý odstavec) je také jasně řečeno, že od budoucího zaměstnance může zaměstnavatel vyžadovat pouze takové osobní údaje, které jsou nutné pro danou pracovní pozici, kterou plánuje obsadit.
GDPR a ochrana osobních údajů
Z pohledu nařízení Evropské unie (článek 15 až 22) je také důležité, aby subjekt osobních údajů (fyzická osoba) byl informován správcem osobních údajů (zaměstnavatel) o jeho právech. Jedná se zejména o možnosti ovlivnění zpracování osobních údajů – jejich doplnění, pořízení výpisu z databáze osobních údajů nebo náhled na jejich zpracování.
Velmi často se při zpracování osobních údajů v návaznosti na GDPR skloňuje i právo “být zapomenut”. Tento pojem, ale není pro Českou republiku úplně nový – byl obsažen i v původním zákoně č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů, který byl nařízením EU nahrazen. Uchazeč může vyzvat zaměstnavatele, aby jeho osobní údaje stornoval a ten ho poté musí o této situaci informovat.
Pokud je uchazeč přesvědčen o tom, že správce jeho osobních údajů tyto údaje zneužívá – například ve prospěch třetích osob nebo je zneužívá jiným způsobem, může samozřejmě podat stížnost.
Bude-li mít uchazeč štěstí a získá onu pracovní pozici, zaměstnavatel bude nucen vytvořit jeho osobní spis. Do tohoto osobního spisu se budou ukládat příslušné dokumenty a korespondence po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu. A po tuto dobu má zaměstnavatel povinnost zachovávat mlčenlivost a zchraňovat osobní údaje tak, aby nebyly zcizeny, zneužity nebo dokonce ztraceny.