Každý účetní asi řešil problém, jak nastavit s klientem fungující systém předávání účetních dokladů. Rozhodně nejsou ojedinělé příběhy o tom, jak klient přichází se sportovní taškou plnou dokladů a už ode dveří volá: „Tak vám tady nesu ty doklady za loňský rok“ 🙂
Ještě před několika lety nebyl snad jiný způsob, než účetní doklady fyzicky předat nebo zaslat poštou. Pokud však klient neměl čas nebo se mu nechtělo chodit příliš často, střádal doklady v krabici a pak je přinesl v nejnevhodnější dobu. Navíc účetní doklady nebyly průběžně kontrolovány a při ne zrovna optimálním skladování mohlo dojít i k jejich ztrátě. V současné době s rozvojem elektronizace jsou již běžně dostupná vhodná řešení pro správu dokumentů. Navíc velká část účetních dokladů je již předávána elektronicky např. ve formátu PDF. U těchto dokladů už je pak logické, že jsou předány do účtárny v elektronické podobě a nejsou nejprve vytištěny a následně předávány fyzicky. I tento způsob práce s doklady však chce systém. Pokud byste se rozhodli jen přeposílat faktury emailem, můžete velmi rychle ztratit přehled, co bylo odesláno a co ne. Na druhé straně existují propracované systémy správy dokumentů, které ale najdou uplatnění jen ve velkých organizacích. Existuje tedy nějaké jednoduché a dostupné řešení? Nyní si ukážeme, jak je možné takový systém vytvořit s pomocí online úložiště Google Disk. Google Disk má kromě online úložiště dobře propracovaný systém online dokumentů, které můžete využít nejen k evidenci účetních dokladů, ale třeba k vykazování hospodaření klientovi.
Online úložiště Google Disk
Služba Google Disk je součástí jak placené verze Google G Suite, tak bezplatné služby Gmail. Placená verze vám za cenu 40 € ročně nabídne dvojnásobný úložný prostor (30 GB), lepší správu funkcí a možnost firemního emailu na vlastní doméně např. [email protected]. Výhodou bezplatného Gmailu je, že si jej může založit každý a mnoho lidí jej již používá. Můžete tak začít okamžitě spolupracovat. Jak tedy na to. Pokud služby od Googlu ještě nevyužíváte, v případě placené služby Google G Suite je vhodné obrátit se na někoho, kdo s tímto má zkušenosti. Založení vyžaduje některá nastavení, která nezvládne každý. Pokud byste chtěli založit bezplatný Gmail, využijte tuto stránku. V obou případech pak získáte emailovou adresu, pomocí které se můžete přihlásit do služby Google Disk.
Po přihlášení uvidíte v levém horním rohu tlačítko Přidat a vyberte možnost Nová složka…
Tímto způsobem vytvoříte novou složku klienta. V našem případě to bude Klient s.r.o. V tuto chvíli o složce ještě nikdo neví a přístupná je pouze vám. Proto musíte ještě nastavit přístupová práva. Klikněte na název složky Klient s.r.o. a z menu vyberte volbu Sdílení.
Nyní již stačí vyplnit emailovou adresu klienta (využívající Gmail nebo Google G Suite email) a připsat vzkaz. Google Disk sám odešle na zadaný email upozornění o sdílení a nemusíte tak ani vytvářet samostatný email.
Po přečtení zprávy v emailu již váš klient uvidí složku ve svém Google Disku ve složce Sdíleno se mnou.
Nyní již oba můžete začít přemisťovat dokumenty do složky pomocí tažení myší. Je samozřejmě vhodné vytvořit si ještě strukturu podsložek pro faktury, výpisy, jednotlivé roky apod. U těchto složek už nemusíte nastavovat sdílení, protože se převezme z hlavní složky.
Bezpečný přístup k dokumentům
Protože je složka sdílena konkrétnímu emailu, máte jistotu, že složku vidí pouze váš klient. Úložiště jako takové je zabezpečeno nejvyššími standardy a poskytovatel má certifikát pro uchovávání citlivých údajů. Tento způsob uložení dokumentů je tak bezpečný a může posloužit i jako záloha.
Pro větší přehlednost je také dobré zvolit nějaký jednotný způsob pojmenování, aby bylo na první pohled jasné, o jaký dokument se jedná a jestli v řadě dokumentů nějaký nechybí. U faktury to může být např. Pořadové číslo – Datum přijetí – Název dodavatele – Popis plnění.
Služba Google Disk má vestavěné výkonné vyhledávání, takže požadovaný dokument pak velmi rychle najdete. Výhodou totiž je, že vyhledává i uvnitř dokumentů tedy např. v položkách faktury.
Tento způsob sdílení dokumentů je jednoduchý a velmi praktický. Pokud jej vyzkoušíte, uvidíte, že vám ušetří spoustu času při dohledávání dokladů. Jakým způsobem pracovat s papírovými doklady a co nejjednodušeji je digitalizovat a uložit na Google Disk si popíšeme v dalším IT tipu.