Jak jsem již zmínil v minulém článku Online úložiště účetních dokladů, službu Google Disk je možné využít nejen k uložení účetních dokladů, ale také ke sdílení informací formou Google Dokumentů. V následujícím textu se zamyslíme nad tím, jak jednoduše a přehledně předávat klientům informace o stavu jejich účetnictví.
S pomocí Google tabulek vytvoříme účetní report, který si můžete připravit rychle, uzpůsobit podle svých potřeb, bude snadno spravovatelný a stále aktuální. Klient tak získá jasnou představu, jaká ho čeká výše daňových povinností (DPH, daň z příjmů), jaké jsou jednotlivé obraty účtů, náklady a výnosy nebo jaké účetní doklady ještě chybí. Hlavní výhodou je opět to, že vše je na jednom místě. Údaje jsou celé účetní období spravovány stejným způsobem a odpadá tak mnoho neefektivní komunikace při dohledávání jednotlivých údajů. Google tabulky jsou navíc vybaveny nástrojem pro odesílání upozornění, pokud byla v dokumentu provedena změna. Dokument se tak sám připomene, že byl upraven.
Vytvoření účetního reportu
Pro vytvoření účetního reportu tedy budeme potřebovat Google účet. Pokud jej ještě nemáte, podívejte se do článku Online úložiště účetních dokladů, jak tento účet získat. Pokud již účet máte, přihlaste se na stránce Google Disku. Nyní si vytvoříme novou složku klienta společnosti Klient s.r.o.
Pomocí tlačítka Přidat vyberte volbu Nová složka…
U složky je důležité nastavit přístupová práva, aby report a jiné dokumenty viděl pouze váš klient. Klikněte na název složky Klient s.r.o. a z menu vyberte volbu Sdílení...
Následně vyplňte emailovou adresu klienta (využívající Gmail nebo Google G Suite email) a Google Disk sám odešle na zadaný email upozornění o sdílení. Nemusíte tak ani vytvářet samostatný email. Po přečtení zprávy v emailu již klient uvidí složku ve svém Google Disku ve složce Sdíleno se mnou.
V rámci složky nyní vytvoříme nový dokument. Opět klikněte na tlačítko Přidat a vyberte Tabulky Google. Automaticky se otevře nový dokument “tabulka”, která stačí jen pojmenovat a můžete začít vytvářet report. Přístupová práva již nemusíte nastavovat, protože jsou automaticky převzata ze složky v níž se dokument nachází.
Struktura reportu už záleží od vašich zvyklostí nebo požadavků klienta. Nyní již stačí domluvit frekvenci aktualizace dokumentů a způsob komunikace.
Pokud chcete nastavit automatické oznámení změn v dokumentu, přejděte do menu Nástroje – Pravidla oznámení. Zde můžete přidat další pravidla oznámení a to při každé změně nebo s intenzitou 1 x za den.
Přesto, že je systém takto jednoduchý, umožní vám uchovávat všechny informace na jednom místě společně s účetními doklady. Tabulky jsou velmi flexibilní a na dalších listech můžete vytvořit požadované seznamy chybějících dokladů, neznámých plateb, pohledávek či závazků. V současné době existuje řada účetních softwarů, které mají zpracovány funkce účetních reportů. Problém však může být v tom, že tyto reporty není možné snadno sdílet s klienty nebo jsou součástí finančně náročnějších produktů. S využitím Google Dokumentů takto získáte řešení dostupné všem. Stejný report je možné vytvořit také v rámci nástrojů Office 365 od Microsoftu nebo jiného online sdílení dokumentů. Postup by pak byl obdobný a záleží na preferencích každého uživatele.
Pokud by vás trápila otázka bezpečnosti, uložené dokumenty a přístup k nim se řídí přísnými průmyslovými standardy pro datová úložiště, takže data jsou v bezpečí a přístupná pouze vám a vašemu klientovi. Jestli tedy hledáte jednoduchý způsob jak sdílet informace s klienty, můžete vyzkoušet třeba právě tento.