Proces inventarizace musí ze zákona jednou do roka provést každá firma nebo prodejna – z toho důvodu, aby mohla před uzavřením účetnictví porovnat své fyzické zásoby s „papírovými“ údaji. Firma by v rámci inventury neměla jen zjišťovat skutečný stav zásob, ale také vyhodnotit, zda některé zásoby nejsou například poškozené, zastaralé, zkrátka, zda je společnost schopná je plně využít a zda je jejich hodnota v účetnictví zachycena v odpovídající výši.
Oblast inventarizace se nachází přímo v zákoně o účetnictví – konkrétně v 5. části, § 29 a § 30. Inventaritace se provádí ke dni sestavení účetní závěrky (k rozvahovému dni), u většiny organizačních jednotek je tímto dnem 31.12. Podívejte se s Videolektorem na jednotlivé kroky, které inventarizaci doprovázejí. Podrobná informace se dozvíte v kurzu Inventarizace a účtování inventarizačních rozdílů pro podnikatele.
1.Inventura – zjištění skutečného stavu
Nejdříve je nutné provést fyzickou nebo dokladovou inventuru – během všeobecně známého procesu dochází ke zjištění skutečného stavu majetku. Fyzickou inventuru použijeme tam, kde je možné majetek vizuálně ověřit (pokladní hotovost, ceniny, auta, vybavení provozu, zboží na prodejnách, materiál na skladě apod.). Dokladovou inventuru pak využijeme u majetku, u kterého nelze zjistit vizuálně stav (např. pohledávky, stav na bankovním účtu). Dále ji použijeme u závazků, jiných aktiv a jiných pasiv a u podrozvahových účtů. Oba způsoby lze samozřejmě kombinovat a v některých případech je kombinace při zjištění skutečného stavu dokonce nezbytná.
2. Vyhotovení inventurních soupisů
Po zjištění skutečného stavu vyhotoví účetní jednotka inventurní soupis, který musí obsahovat náležitosti podle § 30 odst. 7 zákona o účetnictví. O bližší podobě inventurního soupisu, jeho náležitostech i jak správně do soupisu zanést veškeré záznamy hovořil na kurzu Inventarizace a účtování inventarizačních rozdílů pro podnikatele lektor Tomáš Líbal.
3. Porovnání skutečného stavu majetku a závazků se stavem účetním
Po inventuře již přichází na řadu druhá část inventarizace – ta je už v rukou účetního oddělení. Nyní tedy dojde k vyčíslení rozdílů mezi skutečným a účetním stavem.
4. Zjištění inventarizačních rozdílů, jejich vypořádání, zjištění příčin a návrh na jejich odstranění
Účetní mají povinnost v rámci uzavírání účetního období vypořádat inventarizační rozdíly, zjistit případně příčiny, z jakých důvodů tyto rozdíly vznikly a hledat cesty, jak tyto příčiny odstranit. Rozdíly zjištěné při inventuře mohou být vyhodnoceny jako manko nebo přebytek. V případě manka došlo k situaci, kdy byl skutečný stav menší než stav účetní. Oproti tomu přebytek znamená, že máme fyzicky více dané zásoby, než bychom měli mít podle účetního stavu. Manka a přebytky lze proti sobě započíst pouze v případě, že k nim došlo v důsledku neúmyslné záměny podobných druhů. Pokud se o záměnu nejedná, je třeba o nich účtovat odděleně, nekompenzovaně. A pozor! Likvidace zásob není považována za manko.
5. Posouzení ocenění majetku a závazků
Při posouzení ocenění majetku a závazků bychom u pohledávek měli vyhodnotit pohledávky rizikové nebo problémové. Na základě tohoto zjištění by se k těmto pohledávkám měly vytvořit opravné položky. Také je možné, že se během inventarizace zjistí, že některé pohledávky jsou promlčené – pak by je účetní jednotka měla odepsat z rozvahových účtů a dále je sledovat na podrozvahových účtech. Před vyhotovením inventarizačního zápisu tak ještě dochází k tvorbě opravných položek nebo i k odepisování majetku.
6. Vyhotovení inventarizačního zápisu
Inventarizační zápis obsahuje porovnání inventurních seznamů se stavem účetním, vyčíslení rozdílů a návrh na jejich řešení. Vedení společnosti vzniklé rozdíly posoudí, rozhodne o jejich vypořádání a na základě tohoto rozhodnutí dojde k finálnímu zaúčtování výsledků inventarizace. Podobu inventarizačního zápisu zákon o účetnictví neurčuje, proto lektor Tomáš Líbal v rámci kurzu Inventarizace a účtování inventarizačních rozdílů pro podnikatele připravil v rámci několikastránkového dokumentu ukázku inventarizačního zápisu ke stažení.
Podívejte se na praktický dotaz spojený s inventarizací.
Nejčastěji účetní jednotky volí periodickou inventarizaci – ta se provádí k okamžiku, ke kterému je sestavována účetní závěrka (31.12.). Účetní jednotky mohou zahájit inventuru nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit ji nejpozději dva měsíce po něm. Je ovšem nutné veškerý majetek ověřit k jednomu okamžiku. Pokud účetní jednotka manipuluje se zásobami, které se účtují podle druhů, míst jejich uložení nebo hmotně odpovědných osob může zvolit tzv. průběžnou inventarizaci. Tento postup je možné zvolit u dlouhodobého hmotného movitého majetku, který je vzhledem k funkci, kterou plní, v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Termín této inventarizace si stanoví sama účetní jednotka. Každý druh zásob a uvedeného hmotného majetku ale musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období!
Nezapomeňte, že provedení inventarizace se musí prokázat následujících pět let po jejím provedení.