V roce 2023 dojde k automatickému zřízení datových schránek pro nadace, spolky, různorodá sdružení a fyzické podnikající osoby (OSVČ a živnostníci). Elektronické komunikaci s veřejnou správou se tak od nového roku vyhnou jen fyzické osoby.
Automatické zavedení datové schránky souvisí s procesem digitalizace státní správy. Komunikace mezi úřady a občany by se měla více přesouvat do online prostředí a usnadní se také sdílení informací mezi jednotlivými úřady. V ideálním případě tak nebude potřeba stejný dokument doručovat různým orgánům státní správy.
Pokud si nejste jistí, zda se vás povinnost mít datovou schránku týká či ne, případně si nejste jistí, zda ji už nemáte založenou, je možné tuto skutečnost ověřit prostřednictvím seznamu datových schránek. Stačí zadat IČO a dozvíte se, jestli danému subjektu bude po začátku roku 2023 automaticky zřízena datová schránka.
Co je potřeba udělat pro založení datové schránky?
Všem fyzickým podnikajícím osobám a právnickým osobám nezapsaným v obchodním rejstříku nebo nezřízeným zákonem bude datová schránka zřízena se začátkem roku 2023 automaticky. Již dopředu o její zřízení ale můžete požádat i sami. Nejrychlejším způsobem je založení online. Při přihlášení přes Identitu občana prostřednictvím metod se značnou nebo vysokou úrovní záruky, jako je eObčanka, bankovní identita, Mobilní klíč atd., je po zadání online žádosti datová schránka zřízena i zpřístupněna bezodkladně.
V případě zřízení přes Kontaktní místo veřejné správy – Czech POINT musí žadatel předložit osobní doklad ke kontrole. Většina žádostí o zřízení datové schránky fyzické osoby i podnikající fyzické osoby je na místě rovnou vyřízena a žadatel si odnáší potvrzení o zřízení datové schránky obsahující identifikátor datové schránky. Pokud žádost podá zmocněnec, a dále ve všech případech, kdy je k žádosti přiložena jakákoli listina, je žádost předána k posouzení Ministerstvu vnitra.
Poslední možností je zřídit datovou schránku písemnou cestu, kdy je nutné vyplnit elektronický formulář a vytisknout jej. Žádost opatřenou úředně ověřeným podpisem musí poté být doručena Ministerstvu vnitra. Podaná žádost je po přijetí podatelnou Ministerstva vnitra předána pracovníkům referátu datových schránek k vyřízení. Není-li nutné vyzvat žadatele k doplnění žádosti nebo odstranění nedostatků žádosti, je datová schránka zřízena obvykle ve lhůtě tří dnů.
Pokud o datovou schránku sami nezažádáte bude vám aktivována automaticky a nemusíte se o nic starat. Stát vám po aktivaci datové schránky pošle přihlašovací údaje doporučeným dopisem. K zavádění datovek dojde postupně ve třech vlnách od ledna do března.
Jaké potřebuji doklady pro podání žádosti?
- Fyzická osoba
Nejsou vyžadovány žádné další doklady, kromě dokladu totožnosti na kontaktním místě.
- Podnikající fyzická osoba
Je-li podnikatel zapsán v Registru osob, nejsou vyžadovány žádné další doklady. Pokud v Registru osob není zapsán, je vyžadováno přiložení veřejné listiny dokládající oprávnění k podnikání – jeho statut.
- Právnická osoba
Od právnické osoby, která je zapsána v Registru osob a zároveň je žadatel u tohoto subjektu v Registru osob zapsán jako statutární zástupce, nejsou vyžadovány žádné další doklady. Pro subjekty, které v Registru osob zapsány nejsou, doloží žadatel originál nebo úředně ověřenou kopii veřejné listiny dokládající zřízení či statut právnické osoby. Dále, pokud žadatel není v Registru osob zapsán jako statutární zástupce dané právnické osoby, doloží originál nebo úředně ověřenou kopii oprávnění jednat jejím jménem, a to např. plnou mocí, jmenovacím dekretem, zápisem z valné hromady apod.