Jak nejlépe využít online úložiště

Posted by

Mít v bezpečí svá data a data svých klientů je zásadní pro každého účetního. Dnešním článkem navážeme na první článek o zálohování. Jedním ze zmíněných spolehlivých datových úložišť byla online úložiště. Jejich výhodou je nejen vysoká bezpečnost, ale také dostupnost odkudkoliv přes internet. A na tuto vlastnost bychom se dnes podívali podrobněji. Toto úložiště tak můžete využít nejen pro zálohování, ale také pro vzdálený přístup k vašim dokumentům. To se vám může hodit v různých případech.

Jak využít online úložiště

Jedním z nich je přístup k dokumentům při práci na dálku, kdy se ke všem dokumentům dostanete z vašeho počítače nebo telefonu, a to doma, v kanceláři nebo na dovolené. S rozšířením chytrých telefonů a mobilního internetu tak můžete kdykoliv zkontrolovat fakturu, obsah objednávky, údaj ve smlouvě apod. Tyto informace pak můžete na dvě nebo tři klepnutí odeslat dále. Konkrétní řešení si popíšeme za chvíli.

 

Druhým případem je zasílání velkých souborů. Přesto, že některé emailové schránky umí přijímat přílohy o velikosti desítek MB, dříve platné pravidlo říkalo maximálně 2 MB. Můžete se tak setkat s problémem, jak odeslat např. naskenované dokumenty, kde jedna stránka může mít velikost 1 MB. Pokud nechcete posílat každý dokument nebo stránku dokumentu v samostatném emailu, je online úložiště dobrou volbou. Velký soubor jednoduše uložíte do online úložiště a do emailu vložíte jen odkaz na tento dokument. Příjemce si pak soubor zobrazí nebo stáhne do počítače jednoduše kliknutím na odkaz. Pokud jsme zmínili skenované dokumenty, můžeme využít i výhod chytrého telefonu. Pro tytu účely existují aplikace (Google Disk, CamScanner, Genius Scan, Dropbox) které dokument vyfotí, upraví a uloží přímo do online úložiště. Všechny potřebné kroky tak uděláte najednou.

Posledním scénářem je sdílení velkého množství dokumentů, které musí být aktuální a dobře dohledatelné. Jedná se např. o vztah účetní a jeho klient, kdy jsou dokumenty transparentně uloženy na úložišti a obě strany tak mají jasný přehled o tom, co je a není aktuálně k dispozici. Dokumenty jsou sdílené ve složkách, které mají jasná přístupová práva a jsou tak chráněny před neoprávněným přístupem. Úložiště tak může být použito pro více klientů najednou. Praktickému využití výše zmíněných scénářů se budeme věnovat v některém z následujících IT tipů a dnes se podíváme na představení nejznámějších služeb.

Online služeb pro uložení dat je mnoho, ale všechny nejsou stejné. Některé jsou určeny primárně pro zálohování dat (např. iDrive), jiné slouží k zasílání velkých souborů (uschovna.cz, leteckaposta.cz) , ale nás budou zajímat ty univerzální, které kromě uložení umožňují např. i práci s dokumenty. Mezi takové patří Microsoft OneDrive, Google Disk, nebo Dropbox (u uživatelů počítačů Apple pak iCloud).

Přehled online úložišť

Microsoft OneDrive

Výhodou řešení od společnosti Microsoft je jeho integrace do ostatních produktů Microsoftu. OneDrive se tak může stát součástí vašich Windows 10. V Průzkumníku se vám zobrazí jako samostatná složka a soubory zde uložené se vám automaticky nahrají do online úložiště. Dále  je OneDrive integrován do kancelářských aplikací Office 365. Při ukládání souborů z vašeho Wordu nebo Excelu tak můžete využít uložení přímo do online úložiště nebo můžete pracovat na online dokumentech s vašimi kolegy a zákazníky. Tyto úpravy jsou prováděny v reálném čase v jediném dokumentu a vidí je tak všichni společně. Mezi další možnosti patří možnost online pouštění hudby, uložení fotografií atd. Největší výhodou OneDrive je široká dostupnost v nejrůznějších zařízeních. Většina online služeb poskytuje určité omezené úložiště zdarma, za větší prostor si je nutné připlatit. V případě OneDrive máte zdarma 5 GB prostoru.

Google Disk

Druhým online úložištěm, o kterém se zmíníme je Google Disk. Google Disk je součástí většího množství Google aplikací a to je jeho výhodou. Vznikl od začátku jako součást nástrojů pro online spolupráci, které jsou špičkou ve svém oboru. Je tak propojen s editorem textů, tabulek, prezentací, emailem apod. Vytvořené dokumenty tak mohou být jednoduše sdíleny v rámci firmy i mimo ni. Úpravy dokumentů v reálném čase více uživateli jsou velmi propracované a zcela tak zaniká starost o to, zda pracujete na poslední verzi dokumentu.  Zdarma nabízí 15 GB prostoru sdíleného s emailovou schránkou, další prostor je možné si dokoupit (od 60 Kč měsíčně za 100 GB). S Google Diskem můžete pracovat ve webovém prohlížeči nebo si do počítače můžete nainstalovat program, který vytvoří složku Google Disk. Obsah složky je pak automaticky kontrolován a synchronizován s online úložištěm. K dispozici je také aplikace pro chytrý telefon či tablet nebo doplněk pro Microsoft Office. Praktickému využití Google Disku se budeme věnovat v dalším z našich článků. Ukážeme si, jak si umístit dokumenty online a jak sdílet účetní doklady s klienty.

Dropbox

Poslední zmíněnou službou je Dropbox. Dropbox jako takový není součástí větší skupiny aplikací jako dvě výše zmíněné služby. Specializuje se na ukládání a sdílení souborů a to co nejjednodušším a nejelegantnějším způsobem. Kromě snadného použití patří mezi největší výhody integrace s desítkami dalších služeb, což znamená, že soubory můžete ukládat nebo naopak stahovat z velkého množství aplikací. Navíc program pro obsluhu Dropboxu je k dispozici pro převážnou většinu operačních systémů a můžete ji tak použít na všech zařízeních. Hlavní nevýhodou Dropboxu je jeho vyšší cena. Zdarma nabízí jen 2 GB prostoru a pak je již nutné připlatit rovnou za 1 TB (1024 GB) s cenou začínající na 220 Kč měsíčně.

Otázka bezpečnosti

Závěrem zmíníme ještě otázku bezpečnosti dat. Po stránce fyzické bezpečnosti jsou data dobře zabezpečena. Fyzicky jsou umístěna na několika místech po celé zeměkouli a úložiště prochází pravidelným auditem, zda splňují obecně uznávané podmínky bezpečnosti. Porucha zařízení či služby by neměla znamenat ztrátu vašich dat. K datům mají přístup jen prověření lidé a o celé systémy se starají nejlepší specialisté na světě. To co ale stojí za pozornost jsou smluvní podmínky poskytované služby. Dobře si přečtěte, kdo je ve skutečnosti vlastníkem uložených dat a co s nimi může a nemůže dělat.