Zpracování osobních údajů po ukončení pracovního poměru nesmí zaměstnavatelé podceňovat. Pokud uchovává osobní spisy svých bývalých zaměstnanců se všemi údaji, které během jejich pracovního poměru získal, může být tento postup v rozporu se zákonem. Výmaz osobních údajů je jedním z témat, které najdete v online školení Personální problematika v roce 2021 a 2022 s lektorem Zdeňkem Křížkem.
Po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance pouze v omezeném rozsahu. Jakmile dojde k uzavření agendy související s pracovním poměrem, měl by zvážit, zda existuje jiný účel, pro který může osobní údaje nadále uchovávat, či v jakém rozsahu by měly být vymazány. Základní teze vztahující se k výmazu osobních údajů je totiž takováto: Každý správce osobních údajů je povinen přestat osobní údaje zpracovávat v okamžiku, kdy uplyne poslední účel, který má pro jejich zpracování.
Ukončení zpracování osobních údajů
K výmazu osobních údajů musí dojít v okamžiku, kdy uplynou veškeré účely pro jejich zpracování. A to jak fyzicky – skartací dokumentů v listinné podobě, tak elektronicky ze všech systémů, včetně vytvořených záloh. Zaměstnavatel musí nutnost uchování dokumentů posoudit pro každý zvlášť. Některé dokumenty by měly být zlikvidovány ihned po ukončení pracovněprávního vztahu, jiné až po uplynutí zákonné archivační doby či oprávněného zájmu zaměstnavatele.
Doba pro archivaci je u většiny osobních dokumentů stanovena právní úpravou. Pro účetní záznamy je stanovena na 5 let. Tato doba začíná koncem účetního období, ke kterému se dokumenty vztahují. V případě pracovněprávních dokumentů jsou se zákona (zákon č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení) dány lhůty uvedené v seznamu níže.
Dokumenty, které zaměstnavatel musí archivovat:
- stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění – 3 kalendářní roky po roce, kterého se týkají,
- záznamy o pojistném na sociální zabezpečení – 6 kalendářních let následujících po měsíci, kterého se záznam týká,
- záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 10 let, po roce, kterého se týkají,
- mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění – 30 let, po roce, kterého se týkají (pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu 10 let),
- doklady z oblasti nemocenského pojištění – 10 let, po roce, kterého se týkají,
- daňové doklady – prohlášení k dani, žádost o roční zúčtování, vyúčtování – 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají,
- písemnosti týkající se prováděných srážek ze mzdy – po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají.
Osobní spis zaměstnance a jeho revize
Zaměstnavatel je tedy povinen archivovat po pevně stanovenou dobu určité dokumenty. Tato povinnost vyplývá ze zákona. Jedná se o evidenční a mzdové listy, účetní doklady apod. Dále je nutné uchovávat určité dokumenty, pro účely obhajoby právních nároků pro případ budoucího sporu se zaměstnancem, kdy má zaměstnavatel oprávněný zájem uchovat nezbytné informace a dokumenty po dobu trvání promlčecích lhůt, ve kterých by ho mohl bývalý zaměstnanec zažalovat u soudu například při náhradě újmy. S ohledem na tříletou promlčecí lhůtu se obvykle doporučuje uchování dokumentů za tímto účelem po dobu až 4 let. Žaloba totiž může být žalovanému zaměstnavateli doručena i několik měsíců po uplynutí promlčecí lhůty.
Není tedy možné personální složky bývalých zaměstnanců ihned zrušit, ale zároveň není nutné je uchovávat v celém rozsahu. Dokumenty, které není nutné archivovat a ty, u kterých neexistuje pravděpodobnost, že by je zaměstnavatel v budoucnu pro případný pracovněprávní spor se zaměstnancem potřeboval, je nutné okamžitě vyřadit. Mezi tyto dokumenty patří kopie osobních dokladů, profesní životopis, různá osvědčení či jiné obdobné dokumenty.